Semarang, Portal Batang ID – Dinas Arsip dan Perpustakaan (Arpus) Kota Semarang berhasil meraih penghargaan bergengsi sebagai juara pertama dalam Pengawasan Kearsipan Tingkat Jawa Tengah tahun 2024. Penghargaan ini diterima langsung oleh Kepala Dinas Arpus Kota Semarang, Bambang Suranggono, dalam Rapat Koordinasi Kearsipan Tingkat Provinsi Jawa Tengah yang diselenggarakan di salah satu hotel di Kota Semarang.
Prestasi membanggakan ini diraih berkat skor tinggi yang diperoleh Kota Semarang dalam penilaian pengawasan kearsipan. Dinas Arpus Kota Semarang berhasil mengumpulkan skor 94,42, menjadikannya sebagai yang tertinggi di Jawa Tengah.
"Penilaian pengawasan kearsipan dilakukan setiap tahun oleh Pemerintah Provinsi Jawa Tengah," ungkap Laily Widiyaningtyas, Kepala Bidang Pengembangan, Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Dinas Arpus Kota Semarang.
Laily menambahkan, peningkatan skor yang signifikan ini merupakan hasil kerja keras dan dedikasi seluruh pihak terkait. Pada tahun 2023, Kota Semarang hanya meraih peringkat kedua dengan skor 91,38. Namun, melalui upaya dan strategi yang tepat, tahun ini Kota Semarang berhasil menduduki puncak klasemen.
Penilaian pengawasan kearsipan sendiri terdiri dari dua kategori: asesmen eksternal dan asesmen internal. Asesmen eksternal yang dilakukan oleh Dinas Arpus memiliki bobot 60%, sementara asesmen internal yang mencakup penilaian kearsipan di seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) di Kota Semarang memiliki bobot 40%.
"60 persen penilaian berasal dari Dinas Arpus dan 40 persennya adalah nilai kearsipan organisasi perangkat daerah se-Kota Semarang. Dari dua penilaian itu, Pemkot Semarang berhasil meraih angka 94,42 pada tahun 2024 dan menduduki rangking 1 se-Jawa Tengah," jelas Laily.
Lebih lanjut, Laily menjelaskan bahwa aspek pengawasan kearsipan eksternal meliputi kebijakan, pembinaan, pengelolaan arsip inaktif, pengelolaan arsip statis, sumber daya kearsipan, dan pengelolaan arsip elektronik.
"Sebagai lembaga kearsipan daerah, Dinas Arpus Kota Semarang berupaya agar segala kearsipan dapat dilaksanakan. Selama ini kearsipan dianggap sepele dan dianggap sebelah mata dalam pelaksanaan kegiatan," ungkapnya.
Laily juga menekankan pentingnya menjaga dan melestarikan arsip, terutama arsip statis dan arsip bernilai sejarah. Arsip-arsip tersebut memiliki nilai penting dalam menjaga memori kolektif bangsa dan bukti sejarah Ibu Kota Jawa Tengah.
"Saat ini eranya digitalisasi, maka unggulan Arpus di Kota Semarang adalah karena sudah menggunakan digitalisasi dalam kegiatan sehari-hari semua OPD di Kota Semarang," katanya.
Dinas Arpus Kota Semarang bahkan memiliki aplikasi pengelolaan arsip elektronik bernama Srikandi (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Sementara itu, indikator pengawasan kearsipan di OPD Pemkot Semarang memiliki bobot nilai 40% yang meliputi aspek penciptaan, pemeliharaan arsip, SDM hingga sarpras.
Pencapaian ini membuktikan komitmen Kota Semarang dalam menjaga dan mengembangkan sistem kearsipan yang baik. Prestasi ini diharapkan dapat memotivasi daerah lain untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip mereka.